Gestión de Normativas
Firma Electrónica Avanzada: Qué es, beneficios y marco legal en España
Firma electrónica: qué es, qué beneficios tiene y el marco legal en España
La transformación digital ha impulsado el uso de tecnologías que permiten realizar trámites y firmar documentos sin necesidad de papel ni presencia física. Entre ellas, la firma electrónica avanzada destaca por su equilibrio entre seguridad, validez legal y accesibilidad, especialmente en sectores donde se gestionan documentos sensibles, como el sanitario, jurídico o financiero.
Firma electrónica: tipos y diferencias clave según el reglamento eIDAS
Una firma electrónica es cualquier conjunto de datos en formato electrónico que se asocia a un documento y permite identificar al firmante. Sin embargo, no todas las firmas electrónicas son iguales. Según el Reglamento (UE) 910/2014, conocido como eIDAS, existen tres niveles:
- Firma electrónica simple: la más básica. Incluye, por ejemplo, una firma escaneada o un nombre escrito al final de un correo electrónico. Tiene validez legal, pero baja fuerza probatoria.
- Firma electrónica avanzada: cumple con requisitos técnicos que la hacen segura y jurídicamente sólida.
- Firma electrónica cualificada: es la más segura, equivalente legalmente a una firma manuscrita, pero requiere un certificado cualificado y un dispositivo seguro, lo que limita su uso práctico para muchos usuarios.
Firma electrónica avanzada: requisitos legales y características principales
La firma electrónica avanzada se sitúa entre la simple y la cualificada. Según el artículo 26 del Reglamento eIDAS, para que una firma se considere avanzada, debe cumplir con los siguientes requisitos:
- Estar vinculada al firmante de manera única. Tiene que quedar claro en alguna verificación que la firma es de esa persona únicamente
- Permitir la identificación del firmante. Además de eso después tienes que poder demostrarlo.
- Estar creada utilizando datos de creación de firma que el firmante pueda utilizar con control exclusivo. Tiene que poder demostrarse con algo que esa persona tenga y que ninguna otra pueda tener y cuantos más mecanismos tenga mayor validez jurídica. Datos biométricos, código otp, contraseña personal.
- Estar vinculada al documento de forma que cualquier modificación posterior sea detectable. Una vez se firma ese documento y se registran estos datos el mismo tiene que pasar a ser inmodificable, de forma que si este se manipula perdería esos datos.
Estos requisitos permiten que la firma sea considerada como prueba válida en un procedimiento legal y refuerzan su seguridad ante posibles manipulaciones.
Aplicaciones de la firma electrónica avanzada en clínicas y centros sanitarios
Si lo aplicamos, por ejemplo, nen el sector sanitario, la firma electrónica avanzada ofrece una solución eficaz para firmar documentos como:
- Consentimientos informados para tratamientos o intervenciones médicas.
- Anamnesis
- Autorizaciones de pacientes o representantes legales.
- Documentos relacionados con la protección de datos personales, conforme al RGPD y la LOPDGDD.
- Contratos y formularios administrativos.
Por ejemplo, cuando un paciente acude a una clínica, puede leer y firmar el consentimiento informado en una tablet. Su firma se recoge de forma biométrica (registrando presión, velocidad y trazo), se asocia a su identidad mediante verificación y se integra en un documento cifrado y sellado electrónicamente. Esto garantiza que el documento no pueda alterarse posteriormente y que la identidad del firmante quede debidamente acreditada.
Herramientas y tecnologías para aplicar la firma electrónica avanzada
Para que una firma electrónica pueda considerarse avanzada, no basta con escribir el nombre o firmar con el dedo. Se requieren soluciones tecnológicas que cumplan los criterios establecidos por la ley. Entre ellas destacan:
- Plataformas especializadas como Gestionadocs:
- Identificación del firmante mediante métodos seguros.
- Registro de evidencias electrónicas: IP, fecha y hora, geolocalización.
- Sellado de tiempo (timestamp) para garantizar la integridad del documento.
- Custodia segura del documento firmado.
- Tabletas de firma biométrica utilizables. Hoy en día ya hay muchas tabletas que puedan captar esos datos biométricos, pero es importante verificar con tu proveedor el desarrollo de su aplicación es compatible con la tableta que tenemos en la cabeza.
Seguridad jurídica y fuerza probatoria
La firma electrónica avanzada tiene una alta validez legal tanto en España como en el resto de la Unión Europea. Aunque no se equipara automáticamente a la firma manuscrita (como la cualificada), puede usarse como prueba ante los tribunales, siempre que se demuestre que cumple los requisitos establecidos por el Reglamento eIDAS.
En caso de disputa, el prestador del servicio puede aportar evidencias técnicas para demostrar:
- La identidad del firmante.
- Que el firmante tuvo control exclusivo sobre el proceso.
- Que el documento no fue alterado después de la firma.
Esto le confiere una fuerza probatoria muy sólida, superior a la de la firma simple, y suficiente para la mayoría de los usos clínicos, legales y administrativos.
Regulación de la firma electrónica avanzada en España: eIDAS, RGPD y LOPDGDD
El uso de la firma electrónica avanzada se basa en dos grandes marcos legales:
- Reglamento (UE) 910/2014 (eIDAS): Norma europea directamente aplicable, que define los tipos de firma electrónica y los servicios de confianza.
- Ley 6/2020, de 11 de noviembre: Transpone al derecho español determinados aspectos del Reglamento eIDAS, y regula a los prestadores de servicios de confianza (empresas que ofrecen firmas electrónicas).
Además, cuando se trata de firmar documentos que incluyen datos personales, también son de aplicación:
- El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
- La Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD).
Estos textos exigen que el tratamiento de los datos personales se base en un consentimiento válido, lo que hace aún más importante contar con una firma electrónica segura y verificable.
Beneficios de utilizar firma electrónica avanzada en entornos profesionales
- Agiliza los procesos administrativos, reduciendo el uso de papel y el tiempo de espera.
- Refuerza la seguridad jurídica, al garantizar la integridad del documento y la autenticidad del firmante.
- Cumple con la normativa vigente en materia de protección de datos y firma digital.
- Mejora la experiencia del paciente o cliente, al permitir trámites cómodos y rápidos.
Conclusión: La firma electrónica avanzada como pilar de la transformación digital
La firma electrónica avanzada es una herramienta clave en la transformación digital de cualquier organización que requiera seguridad y validez legal en la firma de documentos. En clínicas, ofrece una solución eficiente, profesional y legalmente segura para gestionar cualquier documento que gire en torno al paciente.
¿Tu clínica o empresa utiliza una firma electrónica avanzada que cumpla con toda la normativa legal vigente en España? Si tienes dudas o necesitas orientación, estamos aquí para ayudarte.
Este artículo ha sido escrito por: Rubén Rey
